Mzdové účtovníctvo je kľúčovou súčasťou finančného riadenia akejkoľvek spoločnosti. Jeho primárnou úlohou je presné vykazovanie a spracovanie miezd zamestnancov, ale aj odvodov na zdravotné či sociálne poistenie. Okrem toho zahŕňa vedenie rôznych prehľadov a evidencie v súlade s aktuálne platnými právnymi predpismi.

Často sa stretávame so spojením mzdové účtovníctvo a personalistika. Ide o súhrnnú oblasť, ktorej fungovanie je dôležité pre všetky strany v spoločnosti.

Pre zamestnancov, pretože chcú dostávať mzdu včas a v správnej výške. Ale aj pre zamestnávateľov, lebo sa musia držať litery zákona. Okrem toho im mzdové účtovníctvo poskytuje aj cenné analytické údaje pre rozhodovanie.

Zdravá spoločnosť jednoducho musí mať tieto procesy nastavené správne a udržateľne. S vedením miezd a personalistiky vám radi pomôžeme aj my – v súlade so zákonom, načas a efektívne. Odbremeníme vás od byrokracie a ušetrený čas môžete venovať rozvoju svojho podnikania.

Prečo je mzdové účtovníctvo dôležité?

Začnime tým, prečo sú mzdové účtovníctvo a personalistika dôležité pre majiteľov spoločnosti.

Analýza údajov o mzdách môže odhaliť rôzne trendy v nákladoch na vaše ľudské zdroje, pomôcť pri plánovaní rozpočtu, ale aj identifikovať oblasti, kde môžete efektivitu zvýšiť. Napríklad, vysoké mzdové náklady v logistike či vo výrobe môžu signalizovať potrebu automatizácie alebo reštrukturalizácie.

Nesmieme zabudnúť ani na potrebu dodržiavania predpisov a zákonov. Chyby v mzdovom účtovníctve môžu viesť, v extrémnych prípadoch, až k právnym sporom, pokutám a poškodeniu reputácie firmy.

Poctivé vedenie mzdovej agendy pomáha minimalizovať podobné riziká a zabezpečuje, že firma spĺňa všetky zákonom stanovené požiadavky. Zároveň ide o nástroj na udržanie spokojnosti a motivácie zamestnancov. Každý, kto pracuje pre akúkoľvek spoločnosť, chce byť za svoj výkon patrične odmenený a včas, vrátane prípadných odmien. Mzdový účtovník má potenciálne na starosti, okrem účtovania miezd, aj vykazovanie odpracovaných hodín, dovolenky, vyratúva odvody do zdravotnej a Sociálnej poisťovne a množstvo ďalších úkonov.

Mzdové účtovníctvo je teda nielen administratívnou a legislatívnou nutnosťou, ale aj užitočným strategickým nástrojom na dosiahnutie vyššej efektivity a udržateľnosti podnikania.

Základné pojmy mzdového účtovníctva

V tejto časti si uvedieme definíciu niekoľkých základných pojmov, ktoré by v slovníku mzdového účtovníka nemali chýbať.

• Mzda – v kontexte mzdového účtovníctva predstavuje mzda finančnú odmenu, ktorú zamestnávateľ vypláca zamestnancovi za vykonanú prácu. Je zvyčajne určená podľa odpracovaných hodín (tzv. hodinovka) alebo vykonanej práce (tzn. na úkol) a môže zahŕňať aj rôzne príplatky, napríklad za nadčasy, nočnú prácu alebo prácu počas sviatkov.
• Plat – je pravidelná mesačná suma, ktorú zamestnanec dostáva za svoju prácu. Oproti mzde sú platy zvyčajne fixné. Nezávisia teda od odpracovaných hodín či vykonanej práce. Zamestnanec ich spravidla dostáva vyplácané v mesačnej frekvencii bez ohľadu na náležitosti práce. Platy sa často používajú pri pracovných pozíciách s vyššou kvalifikáciou alebo na manažérskych pozíciách.
• Zrážky zo mzdy – čiastky, ktoré sú odrátané zo mzdy zamestnanca predtým, než mu dorazia na účet. Zahŕňajú daň z príjmu, sociálne a zdravotné odvody, ale potenciálne aj iné položky, napríklad príspevok do III. piliera, príspevky na MultiSport karty a podobne. Výška a povaha týchto zrážok musí byť vždy vopred daná, je regulovaná zákonom a pracovnou dohodou.
• Sociálne odvody – príspevky, ktoré sa odvádzajú zo mzdy alebo platu do sociálneho poistenia, ktorého garantom je Sociálna poisťovňa. Pokrývajú napríklad dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a poistenie v prípade invalidity. Sociálne odvody sú na Slovensku rozdelené medzi zamestnanca a zamestnávateľa: 25,20% zamestnávateľ, 9,4% zamestnanec.
• Zdravotné odvody – príspevky z príjmu zamestnancov na financovanie zdravotného poistenia v inštitúcií, kde je zamestnanec poistený. Podobne ako sociálne odvody, aj zdravotné sa delia medzi zamestnávateľa a zamestnanca: 10% zamestnávateľ a 4% zamestnanec, resp. 5% a 2% u zamestnancov so zdravotným postihnutím.
• Pracovná zmluva – právny dokument, ktorý formalizuje vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom. Obsahuje podmienky zamestnania, teda najmä názov pracovnej pozície, mzdové podmienky, pracovný čas a podobne. Môže mať rôznu podobu, napríklad trvalý pracovný pomer, dohoda o vykonaní práce a podobne.
• Dohoda o vykonaní práce – ide o pracovnoprávny vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ktorý je však limitovaný 350 odpracovanými hodinami v kalendárnom roku. Aj v prípade viacnásobnej dohody môže jeden zamestnanec pre konkrétneho zamestnávateľa odpracovať na takúto dohodu najviac 350 hodín.
• Dohoda o pracovnej činnosti – ide o ďalší flexibilný a limitovaný druh pracovnej zmluvy. Pri dohode o pracovnej činnosti môže zamestnanec odpracovať najviac 10 hodín týždenne, resp. 520 hodín v prípade sezónnych prác.

Osvojenie si týchto pojmov predstavuje len hrubé základy účtovníctva. Mzdová agenda a personalistika sú oveľa komplexnejšie, než len terminológia. Jej aplikácia v praxi je totiž často výrazne komplikovanejšia a odvíja sa od kontextu.

Fundovaný mzdový účtovník, alebo externá firma je teda pre vedenie mzdového účtovníctva nevyhnutnosťou.

Výpočet mzdových nákladov

 Ako už z názvu vyplýva, jednou z kľúčových činností mzdára je účtovanie miezd, jej výpočet, zrážky zo mzdy a podobne. Táto kalkulácia musí byť na cent presná, v opačnom prípade nebude spokojný zamestnanec a zamestnávateľ sa môže dostať do potenciálnych problémov.

S istým nadsadením musí mzdový účtovník vedieť odpovedať na niektoré otázky aj o polnoci:

• koľko percent je daň zo mzdy?
• koľko tvoria sociálne odvody?
• koľko tvoria daňové odvody?
• aký je rozdiel medzi hrubou a čistou mzdou?

Všetko tieto otázky si zodpovieme na praktickom príklade:

Pán Marián je slobodný a bezdetný, nemá zdravotné postihnutie. U zamestnávateľa má podpísanú pracovnú zmluvu na trvalý pracovný pomer, pracuje ako skladník. Jeho mesačný plat činí 1.000 eur – toto je jeho hrubá mzda. Aká je jeho čistá mzda, teda suma, ktorú mesačne dostane na svoj účet?

Výpočet v réžii mzdového účtovníka prebieha takto:

• hrubá mzda = 1.000 €
  • sociálne odvody zamestnanca (9,40%) = 94 €
  • zdravotné odvody zamestnanca (4%) = 40 €
  • daň z príjmu (19%) = 86,59 €
• celkové zrážky zo mzdy = 220,59 € (odvody + daň z príjmu)
• čistá mzda = 779,41 €

Pán Marián dostane na účet každý mesiac 779,41 €.

Hrubá mzda je teda suma pred zrážkami zo mzdy, uvádza sa spravidla v pracovných inzerátoch, ale aj v pracovnej zmluve. Čistá mzda je, naopak, už očistená o odvody a daň z príjmu, je to čiastka, ktorú zamestnanec reálne dostane. Pre doplnenie: existuje ešte aj tzv. superhrubá mzda (označuje sa aj ako cena práce), ktorá zahŕňa aj dane a odvody, ktoré platí zamestnávateľ. V našom príklade ide o čiastku 1 352 €.

Je však potrebné zdôrazniť, že toto je značne zjednodušený príklad – výsledná suma sa totiž môže zmeniť vplyvom mnohých okolností: ak by bol pán Marián ženatý a otcom, môže si uplatniť jednak dańový bonus na dieťa, ale aj nezdaniteľnú časť dane na manželku. Ak by mal vyšší príjem, tak suma nad 41 445,46 € by mu bola zdanená sadzbou 25%, nie 19%.

Už len na tejto skutočnosti vidieť, že mzdové účtovníctvo a personalistika sú naozaj komplexnými procesmi s mnohými premennými. Vyžadujú si dokonalý prehľad o pracovný zmluvách a legislatíve. Stačí zmeniť čo i len jednu okolnosť v živote či práci zamestnanca a výpočet je potenciálne úplne iný.

Mzdová legislatíva a termíny

Kvalitný mzdový účtovník ovláda nielen pojmy a výpočty, ale musí si pamätať tiež rôzne termíny. Počas kalendárneho roka má totiž viacero časovo ohraničených povinností, ktoré musí splniť.

Tu je niekoľko z nich:

• prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne – najneskôr v deň pred začatím platnosti pracovnej zmluvy;
• prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne – najneskôr do 8 dní od nástupu zamestnanca do práce;
• registrácia zamestnanca pre účely dane z príjmu – najneskôr do 30 dní, odkedy zamestnávateľovi vznikla povinnosť platiť za zamestnanca preddavky;
• výdaj stravných lístkov/stravného – začiatkom každého mesiaca;
• podávanie výkazov (do Sociálnej poisťovne, zdravotnej poisťovne, na daňový úrad a podobne) – mesačne, najneskôr v deň splatnosti odvodov, resp. do konca kalendárneho mesiaca v prípade mzdy;
• hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti – každoročne do konca apríla;
• ročné zúčtovanie zdaniteľných príjmov zamestnanca – každoročne najneskôr do konca marca.

Na to, aby mzdový účtovník dodržal všetky termíny, musí mať tiež dokonalú znalosť o potrebných zákonoch, vrátane:

• Zákonníka práce,
• zákona o zdravotnom poistení,
• zákona o sociálnom poistení,
• zákona o dani z príjmov.

Mzdové účtovníctvo a personalistika – ako ďalej?

Tento článok predstavuje praktické zhrnutie povinností mzdového účtovníka. V skutočnosti je jeho agenda oveľa komplexnejšia a kalendár plnejší. Aj z tohto dôvodu spoločnosti najímajú na pozíciu mzdára človeka na “full-time”. Prípadne využívajú služby externých firiem a tieto povinnosti outsourcujú.

Ak je vašou ambíciou stať sa mzdovým účtovníkom, tak vedzte, že je to cesta neustáleho vzdelávania sa. Áno, vyžaduje si značnú časovú a energetickú investíciu. Odmenou vám však je penzum vedomostí, ktoré sú vo firme nenahraditeľnými. A k tomu prislúchajúce finančné ohodnotenie.

V prípade záujmu by vaše ďalšie kroky mali smerovať alebo na kurz (ak napríklad ovládate iba základy účtovníctva, alebo ani tie), alebo do praxe v spoločnosti či účtovnej firme (ak teóriu ovládate, ale potrebujete prax).

Ste firmou, ktorá potrebuje vedenie mzdového účtovníctva a personalistiky? Ste na správnej adrese. V Necto sa držíme motta: my účtujeme, vy podnikáte.

 Zverte nám túto agendu a získajte pocit istoty, že o mzdy budete mať postarané v súlade s platnou legislatívou a včas.