Začiatkom novembra 2021 schválil slovenský parlament novelu tzv. zákona o účtovníctve. Následkom tejto legislatívnej úpravy došlo od 1. januára 2022 v tejto oblasti k viacerým zmenám. Mení sa jednak rozsah vedenia účtovníctva, ale pristupuje sa tiež k elektronizácii a digitalizácii procesov.
Čo by ste o týchto zmenách ako spoločnosť či účtovník bezpodmienečne mali vedieť? Najdôležitejšie body sme pre vás rozpísali v tomto texte.
Digitalizácia účtovných dokladov
Novela zákona o účtovníctve výraznou mierou prispieva aj k snahám o jeho digitalizáciu. Špecifikuje, že elektronický účtovný záznam musí byť vierohodný (vyhotoviteľ musí preukázať, že ho naozaj vyhotovil), neporušený (aby jeho zaslaním či sprístupnením nedošlo k zmene obsahu) a čitateľný (ľudským okom).
Účtovný záznam už nemusí mať iba vlastnoručný podpis, môže mať aj tzv. KEP (kvalifikovaný elektronický podpis), alebo iný preukázateľný podpisový záznam umožňujúci jednoznačnú identifikáciu vyhotovujúcej osoby.
Novela tiež špecifikuje spôsoby elektronickej výmeny informácií a účtovných záznamov medzi daňovými jednotkami. Táto výmena musí byť vždy predmetom dohody medzi oboma stranami a môže prebiehať aj formou tzv. používateľského aplikačného programu (softvérovej aplikácie) kompletne elektronicky, bez zásahu človeka.
Zmena v Registri účtovných závierok
Počnúc 1. januárom 2022 musia všetky účtovné jednotky (spoločnosti) ukladať do Registra účtovných závierok všetky podklady výlučne v elektronickej podobe. Týka sa to samotných účtovných závierok, oznámení o ich schválení, správ audítorov a výročných správ.
Tento krok má viesť jednak k zjednodušeniu samotného procesu vkladania dokumentov do registra, ale aj k zvýšeniu prehľadnosti a eliminácií zbytočných úkonov a chybovosti.
Spoločnosti môžu tieto dokumenty vkladať dvojako:
- ako prílohu v elektronickej podobe (napr. vo forme .pdf, či .doc),
- vyplnením štruktúrovaného online formulára.
Túto povinnosť nemajú právnické osoby, ktoré neboli zriadené na účel podnikania, prípadne majú príjmy, ktoré nie sú predmetom dane z príjmu – napríklad občianske združenia či neziskové organizácie.
Elektronický archív účtovných dokladov
V neposlednom rade legislatívna zmena definuje spôsoby elektronického uchovávania účtovných záznamov, ak si ho spoločnosť sama zvolila.
Firma ho v takomto prípade musí bezpodmienečne dodržiavať a nemôže napríklad časť záznamov viesť iba v tlačenej, resp. fyzickej podobe a zvyšok v elektronickej.
Účtovné záznamy môže ukladať napríklad na pevný disk počítača, optický disk, USB kľúč, digitálny cloud a podobné úložiská. V prípade daňovej kontroly však musí vedieť poverená osoba zabezpečiť prenos týchto elektronických záznamov do podoby čitateľnej ľudským okom, teda napríklad premietnutím na obrazovku počítača.
Ak chcete, aby bolo vaše účtovníctvo nielen v zmysle zákona, ale aj aktuálne, určite neurobíte chybu, ak ho zveríte do rúk fundovanej spoločnosti. Ušetríte tak nielen čas a nervy, ale v konečnom dôsledku aj peniaze. Správne vedené účtovníctvo, resp. daňová evidencia je totiž predpokladom zdravej firmy.
