Zdá sa, že papierová byrokracia spojená s vedením účtovníctva už pomaly, ale isto odchádza do minulosti. Neostáva nič iné, iba zvolať: konečne! Digitalizácia účtovníctva je jednoznačným krokom vpred z hľadiska praktickosti, efektivity a rýchlosti jeho vedenia a spracovania. Časy, kedy veľkí firemní klienti nosili svojim účtovníčkam šanóny plné bločkov, faktúr a iných dokladov, sú už pomaly preč.

Vďačíme za to nielen technologickému pokroku, ale tentokrát aj legislatívnym zmenám. Novela zákona č. 431/2002 Z. z., teda zákona o účtovníctve, ktorá nadobudla účinnosť 1. januára 2022, totiž umožňuje podnikateľom transformovať niektoré papierové dokumenty, určené pre účtovníka, do digitálnej podoby.

Viac o týchto zmenách a ich výhodách sa dozviete na nasledujúcich riadkoch. A ako vždy platí, že ak sa ozberáte po funkčnom a spoľahlivom vedení účtovníctva v Bratislave – tak v Necto ste na správnej adrese.

Čo na digitalizáciu hovorí zákon o účtovníctve?

Z dôvodu stúpajúceho podielu elektronických záznamov vo vedení účtovníctva novela prepracovala §31 až §33 zákona o účtovníctve s cieľom zjednotiť a zjednodušiť elektronizáciu.

V prvom rade upresnila definíciu toho, čo to vlastne je elektronický účtovný záznam: ide o záznam vyhotovený v elektronickom formáte – v praxi najčastejšie .pdf súbor, ale môže ísť aj o obrázkový formát vzniknutý skenovaním. Tento formát je spravidla určený dohodou medzi vyhotoviteľom (majiteľ firmy, interný účtovník a podobne) a prijímateľom (spravidla firma, ktorá má na starosti vedenie účtovníctva).

Každý elektronický účtovný záznam musí spĺňať tri kritériá:

• vierohodnosť pôvodu – ktorá sa spravidla preukazuje podpisovým záznamom vyhotoviteľa, alebo interným kontrolným mechanizmom účtovných záznamov,
• neporušenosť obsahu – obsah účtovného záznamu na strane vyhotoviteľa musí byť rovnaký, ako na strane prijímateľa,
• čitateľnosť – elektronický dokument musí byť čitateľný ľudským okom.

Okrem vlastnoručného podpisu sa za podpisový záznam považuje aj tzv. KEP (kvalifikovaný elektronický podpis). 

Novela taktiež legitimizuje výmenu účtovných záznamov prostredníctvom softvéru, napríklad cez rôzne účtovné programy (napr. Superfaktúra, softvéry od KROS-u a podobne).

Novela ďalej rozširuje alebo spresňuje ďalšie parametre digitalizácie účtovníctva, napríklad spôsob uloženia (je na voľbe daňovníka – môže ísť o USB, pamäťovú kartu, cloud, pevný disk a podobne), či spôsoby transformácie účtovných záznamov z listinnej/fyzickej podoby na elektronickú (od 1.1.2022 možné aj skenovaním do rastrovej grafiky).

Vedenie účtovníctva po novom

Ako teda prejsť na digitalizáciu účtovníctva?

V praxi to väčšinou vyzerá tak, že podnikatelia skenujú fyzické dokumenty (napríklad bločky, faktúry a podobne) a potom ich zasielajú svojim účtovníkom. Ide o omnoho praktickejšiu formu, ako doručovať tieto podklady v listinnej podobe, čo spravidla bolo potrebné realizovať minimálne raz do mesiaca.

Skenovanie však má svoje podmienky:

• výsledný elektronický dokument musí byť na 100% totožný s fyzickou predlohou, nič nesmie byť vynechané, pridané, alebo hocijakým spôsobom zakryté či zmenené;
• elektronický dokument musí byť bez problémov čitateľný voľným ľudským okom, žiadne znaky a údaje nesmú byť príliš malé alebo rozmazané;
• sken musí byť vo formáte tzv. rastrovej grafiky, teda napríklad: .pdf, .jpeg, .jpg, .png či .tiff; nie sú akceptované textové formáty, teda napríklad “wordovské” či “excelovské” dokumenty.

Platí, že ak je takýto fyzický dokument transformovaný do elektronickej podoby, originál už nie je potrebné ďalej uchovávať. Zároveň platí, že transformácia (teda najčastejšie skenovanie) môže prebehnúť iba raz. Výnimkou je situácia, kedy je prvotný sken nečitateľný.

Takto vyhotovený elektronický záznam je potrebné poslať prijímateľovi (teda firme zodpovednej za vedenie účtovníctva) vopred dohodnutou formou. Napríklad mailom, uložením na cloud, zdieľaním prostredníctvom účtovného softvéru a podobne. Už teda nie je potrebná fyzická výmena. 

Výhody digitalizácie účtovníctva

Už na základe prečítaného je človeku jasné, že takýto prechod od analógu k digitálu je mimoriadne výhodný a praktický. Poďme si však jednotlivé výhody digitalizácie účtovníctva rozpísať podrobnejšie. 

Tu je ešte potrebné zdôrazniť, že prejsť na elektronickú komunikáciu a vedenie účtovníctva nie je povinné. Pevne však veríme, že po prečítaní nasledujúcich riadkov už nebudete váhať. Pamätajte, že s efektívnym digitálnym vedením účtovníctva v Bratislave vám veľmi radi pomôžeme. 

1. Minimálny fyzický kontakt

Za svojou účtovníčkou možno chodíte vždy radi (lebo vám napríklad pri návšteve pripraví kávu a niečo sladké pod zub). Ak by ste ale zrátali všetok čas, ktorý vynaložíte na kompletizáciu fyzických podkladov a ich odovzdávanie, ostali by ste nepríjemne prekvapení. 

Či ste začínajúcim živnostníkom, alebo zabehnutou firmou, mesačne sa bavíme o hodinách práce. Ćím viac účtovných dokladov, tým viac potrebného času.

Pri správne zrealizovanej digitalizácii účtovníctva eliminujete toto plytvanie (lebo o plytvanie časom naozaj aj ide). Ušetrené hodiny môžete investovať do ďalšieho rozvoja svojho podnikania namiesto nevyhnutnej fyzickej byrokracie.

2. Rýchlosť

Ak ste naučení za svojou účtovníčkou chodiť raz mesačne (s poctivo zhromaždenými bločkami, faktúrami a “cesťákmi”), tak pravdepodobne viete, že aj spätnú väzbu od nej dostanete až po čase. Napríklad informácie o nezinkasovaných faktúrach, alebo rôznych nezrovnalostiach.

Po správnom nastavení elektronickej komunikácie a vedenia účtovníctva môžete tieto informácie dostať oveľa rýchlejšie. Účtovník si na cloude, v softvéri, alebo inou praktickou formou stiahne záznamy a vie s nimi pracovať okamžite. To znamená, že aj dôležité informácie vám vie odovzdať včas a nie iba raz mesačne.

3. Šetríte miesto

Ak si prejdete digitalizáciou účtovníctva a elektronizujete aj archiváciu, ušetríte aj fyzický priestor. Už nebudete musieť mať vyhradenú poličku (v prípade veľkých firiem dokonca celú miestnosť) na šanóny s faktúrami a podobne. 

Potrebné účtovné dokumenty a záznamy budete mať jednoducho archivované digitálne. Ak sú správne zabezpečené a zálohované, prežijú tam veky.

4. Bránite znehodnoteniu

Keď už sme pri tej životnosti – stalo sa vám niekedy, že ste zabudli bloček na palubnej doske auta a vplyvom slnka vybledol? Alebo ste ho omylom dali vyprať v rifliach? Nuž, ten nákup firemných zásob či tankovanie si asi do nákladov nedáte.

Dnes už existujú mobilné aplikácie, ktorými bloček okamžite po prijatí oskenujete a odošlete účtovníkovi. Akonáhle k nemu úspešne dorazí, fyzický originál už nemusíte strážiť ako oko v hlave.

Na záver už len podotkneme, že digitalizácia účtovníctva sa môže zdať komplikovaná, alebo nepraktická (napríklad ak ste živnostníkom na stavbe či podobne). Je potrebné uznať, že nejde o okamžitý proces, ktorý absolvujete lusknutím prsta. Vždy je potrebné zhodnotiť vhodnosť klienta na digitalizáciu a tomu prispôsobiť aj prechod. 

Veľmi radi vám s tým pomôžeme, rovnako aj s vedením účtovníctva v Bratislave vo všeobecnosti. Stačí sa nám ozvať.