Podnikové plánovanie zdrojov, alebo v angličtine enterprise resource planning (ERP), je softvérový systém, ktorý integruje rôzne procesy a funkcie v rámci firmy. Za touto pomerne zložitou definíciou sa pritom skrýva veľký pomocník. Ide totiž o multifunkčné riešenie, ktoré vám ako podnikateľovi umožňuje efektívnejšie riadiť váš biznis, automatizovať procesy a spravovať zdroje (financie, účtovníctvo, materiál, ľudí). 

ERP systém je centralizovaná platforma, ktorá má spravidla podobu softvérovej aplikácie. V nej sa hromadia dáta z rôznych oddelení ako finančné, ľudské zdroje, výroba, sklad,  či predaj. Jedinci, ktorí majú prístup k týmto informáciám, ich môžu analyzovať, kontrolovať a využívať pre rôzne účely – napríklad aj pre potreby účtovníctva. K tomu sa ešte dostaneme. 

V minulosti boli ERP systémy využívané predovšetkým veľkými podnikmi, keďže boli pomerne robustné a nákladné. Avšak vďaka technologickým inováciám a dostupnosti cloudových riešení siahajú po tomto softvéri čoraz častejšie aj malí a strední podnikatelia. 

Ako funguje ERP v praxi?

Predstavte si, že ako výkonný riaditeľ spoločnosti máte prístup k jednej obrazovke, na ktorej vidíte v podstate celý chod firmy. Zásoby, objednávky, financie. Jednoducho všetky procesy, ktoré sú alfou a omegou zdravej spoločnosti.

Už len prístup k týmto informáciam na jednom mieste je veľkou výhodou. Mimoriadne dôležitou súčasťou ERP systému je však automatizácia. Ako to funguje v praxi?

Cez váš e-shop dostanete objednávku. ERP ihneď skontroluje dostupnosť tovaru na predajniach či v sklade a odošle informáciu na patričné miesto. Manažér prevádzky dostane avízo, že tovar musí pripraviť na osobný odber zákazníkom. Zároveň mu na obrazovke vyskočí informácia, že podľa skladových zásob už tento konkrétny produkt nemá na predajni a musí doplniť stav. Všetky tieto procesy sa zapíšu do príslušných záznamov a metrík.

K týmto informáciám má prístup napríklad obchodný riaditeľ, ktorý tak môže analyzovať výkonnosť jednotlivých oddielov spoločnosti. Ak je to potrebné, ERP je možné prepojiť aj s účtovnou firmou, ktorá tak v reálnom čase dostáva napríklad účtovné doklady.

Na trhu je dnes k dispozícii mnoho ERP softvérov. Medzi tie najznámejšie patria SAP Business One, Oracle Cloud ERP, Syspro, či napríklad Microsoft Dynamics GP. Výber riešenia v ideálnom prípade zodpovedá reálnym potrebám a veľkosti vašej firmy. 

Výhody ERP systémov

Poďme si povedať čosi viac o výhodách tohto typu softvéru. Ako vám môže ERP pomôcť pri podnikaní?

• Integrácia procesov all-in-one – ERP eliminuje potrebu viacerých samostatných softvérov, tabuliek a manuálnych procesov. Preč sú dni, kedy musel obchodník všetko pracne zapisovať do rôznych excelov. Optimálne nastavené ERP poskytuje jednotnú platformu pre správu a analýzu všetkých dôležitých aspektov podnikania.
• Centralizácia dát – ruka v ruke s predošlou výhodou ide aj skutočnosť, že všetko je na jednom mieste. V podnikateľskom žargóne sa používa spojenie single source of truth, teda jediný zdroj pravdy. ERP systémy pomáhajú eliminovať duplicitu údajov, nekonzistenciu a chyby. Rôzni pracovníci majú prístup k rovnakým informáciám v reálnom čase, čo im umožňuje robiť lepšie rozhodnutia a efektívne spolupracovať.
• Zvýšená efektivita – automatizáciou rutinných úloh (pozri príklad vyššie) ERP systémy pomáhajú zvyšovať efektivitu. Firmy, aj menšie, môžu automatizovať procesy ako správu skladu, spracovanie objednávok, fakturáciu a vykazovanie. To umožňuje zamestnancom zamerať sa na činnosti s vyššou pridanou hodnotou. Odmenou sú vyššia produktivita a nižšie náklady.
• Zlepšené rozhodovanie – takýto jediný zdroj pravdy je ideálnym médiom pre správu a analýzu údajov. Či už ide o sledovanie objednávok a predajov, monitorovanie stavu zásob, prehľad o účtovníctve alebo analýzu finančných ukazovateľov. ERP systémy poskytujú potrebné dáta pre informované rozhodnutia.
• Škálovateľnosť a rast – súčasné ERP softvéry sú navrhnuté tak, aby sa prispôsobili rastu podnikania. Ako vaša firmy expanduje, rozširuje sa aj pôsobnosť a funkcionalita ERP. Prispôsobuje sa zvýšenému objemu transakcií, novým užívateľom, externým účtovným firmám a podobne. 

Veľkou výzvou dneška je kybernetická bezpečnosť. Aj keď krádeže a úniky informácií stále prebiehajú aj vo fyzickom priestore, čoraz častejšie sme svedkami digitálnych zločinov. Aj z tohto dôvodu je pri vývoji ERP systémov kladený mimoriadny dôraz na bezpečnosť. Ide o softvérové riešenia s integrovanými ochrannými funkciami – napríklad obmedzeným prístupom, pokročilou autentifikáciou, obmedzeným exportom dát a podobne. 

Už dávno neplatí, že ERP systémy sú vyhradené iba pre veľké spoločnosti a korporácie. Aj menšie firmy môžu profitovať z ich využitia, pretože integrácia procesov, centralizácia dát, a informované rozhodnutie sú dôležité v každej fáze podnikania. Na samom začiatku, po etablovaní sa a aj pri ďalšom raste. 

Využitím ERP môžu menšie firmy optimalizovať svoje operácie, udržať si konkurencieschopnosť, zefektívniť účtovníctvo a predovšetkým otvoriť si cestu práve pre ďalší rozvoj podnikania.