Elektronický obchod je dnes najrozšírenejšia forma malého podnikania. Mnoho začínajúcich podnikateľov však tento fenomén vníma len zjednodušene ako súhrn pár činností – nahrať produkty na web, nastaviť platby a dopravu a čakať na objednávky. Pri každom predaji však vzniká účtovný, daňový a administratívny záznam. A práve tu sa môžu objaviť problémy, ktoré sú pri online podnikaní mnohokrát výraznejšie než pri klasických kamenných prevádzkach.

Účtovníctvo e-shopu má svoje špecifiká. Obchod pracuje s väčším množstvom menších transakcií, platobnými bránami, dobierkami, častejšími vratkami. Pripočítajte k tomu zľavové kupóny, fungovanie skladu, faktúry, DPH a často aj predaj do zahraničia. Kým pri menšom počte objednávok sa dá veľa vecí ustrážiť, pri raste e-shopu sa chyby začnú rýchlo kopiť.

Špecifiká účtovníctva v e-commerce

Účtovníctvo pre internetový obchod sa v základe riadi rovnakými pravidlami ako účtovníctvo iných podnikov. Rozdiel je najmä v objeme dát, type transakcií a v rýchlosti, akou sa všetko deje. E-shop musí pracovať s niekolkymi riešeniami súčasne. Objednávky prichádzajú cez web, platby cez platobnú bránu, bankový účet, dobierku alebo online marketplace. Do toho vstupujú prepravcovia, skladové pohyby, reklamácie, výmena produktov či storno objednávky. Všetky tieto náležitosti už vyžadujú premyslený a dobre nastavený systém, v ktorom musia sedieť objednávky, úhrady, doklady, sklad, DPH aj bankové pohyby.

Dôležité je aj to, kto je prevádzkovateľom. Ak ide o spoločnosť zapísanú v Obchodnom registri, spravidla účtuje v sústave podvojného účtovníctva. Pri živnostníkovi môžu prichádzať do úvahy aj jednoduché účtovníctvo alebo daňová evidencia. Na Necto.sk sme sa týmto špecifikám venovali napríklad aj v tomto blogu.

Samostatnou témou sú dane a DPH pri predaji do zahraničia.

Ako vidieť, e-commerce účtovníctvo rozhodne nie je len o evidencii faktúr.

Najčastejšie chyby e-shopov

1. Nezosúladené objednávky, faktúry a platby

Jedna z najčastejších chýb vzniká vtedy, keď si e-shop nevie spoľahlivo spárovať objednávku, vystavený doklad a prijatú platbu. Deje sa to napríklad vtedy, ak vám platobná brána pošle peniaze hromadne o niekoľko dní a účtovník dostane len výpis bez prehľadného zoznamu platieb. Ak nie je v systéme správne nastavený export a párovanie, vzniká priestor na nejasnosti. Problém sa ešte zvyšuje pri dobierkach, kedy peniaze neprichádzajú priamo od zákazníka, ale od dopravcu.

2. Slabá evidencia storno platieb, vratiek a reklamácií

Vrátenie tovaru aj bez udania dôvodu je v e-commerce bežné. Účtovne však nejde o zanedbateľný detail. Ak zákazník vráti tovar, musíte vyriešiť dobropis, vrátenie platby, skladový pohyb a prípadne aj DPH. Ak sa tieto operácie neevidujú pravidelne, účtovníctvo prestane odrážať realitu a môže nastať chaos v evidencii. Rizikom je aj situácia, keď sa storno objednávky vyrieši iba v administrácii e-shopu, no už sa následne neupravia účtovné doklady.

3. Nesprávne sledovanie DPH

DPH patrí medzi najcitlivejšie oblasti pri online predaji. E-shop musí rozlišovať, či predáva na Slovensku, do EÚ, mimo EÚ, platiteľovi DPH alebo koncovému zákazníkovi. Pri predaji do zahraničia je dôležité sledovať, či sa e-shopu netýkajú osobitné pravidlá. Zahraničný predaj podlieha zo strany EÚ a ďalších relevantných orgánov jednak silnej harmonizácii, ktorej účelom je zjednotenie pravidiel, no jednak aj dôslednej kontrole a dohľadu. Práve toto je oblasť, pri ktorej sa mnoho e-shopov bez profesionálnej pomoci účtovníckej firmy už nezaobíde.

Ak e-shop predáva tovar zákazníkom v iných členských štátoch EÚ, môže sa ho týkať špecifický režim OSS. OSS sa vzťahuje najmä na cezhraničný predaj tovaru na diaľku koncovým spotrebiteľom (nezdaniteľným osobám) v rámci EÚ a vybrané B2C služby. Pri predaji firmám registrovaným pre DPH v inom členskom štáte sa naopak typicky uplatňuje režim oslobodeného intrakomunitárneho dodania s povinnosťou súhrnného výkazu. OSS sa stáva relevantným až po prekročení kumulatívneho ročného prahu 10 000 EUR za všetky cezhraničné B2C dodania tovaru a vybraných služieb do iných členských štátov EÚ spolu. Do tohto prahu sa e-shop riadi slovenskou DPH; po jeho prekročení sa miesto dodania presúva do krajiny spotrebiteľa a e-shop má dve možnosti — registrovať sa pre DPH v každej cieľovej krajine, alebo využiť OSS. OSS umožňuje podať jedno elektronické daňové priznanie a uskutočniť jednu platbu dane namiesto registrácie v každom členskom štáte spotreby.

4. Podcenenie skladu

Sklad je pre e-shop kľúčový. Skladové zásoby sú zásadnou súčasťou účtovných závierok a mnoho podnikov tento fakt kriticky podceňuje. Problém vzniká najmä vtedy, keď sa sklad vedie len orientačne – tovar sa nakúpi, predáva, vracia, vymieňa, poškodí alebo stratí, ale pohyby nie sú správne zaevidované. Následne vznikajú rozdiely medzi fyzickým stavom na sklade, systémovou evidenciou a účtovníctvom a sklad sa veľmi rýchlo zmení – na odhad.

5. Miešanie osobných a firemných výdavkov

Najmä menšie e-shopy a živnostníci občas robia chybu, že cez podnikateľský účet platia aj súkromné výdavky alebo naopak. Účtovníctvo je tak neprehľadné, spracovanie dokladov trvá omnoho dlhšie a vytvára sa oveľa väčší priestor pre chyby. Ideálnymi krokmi tu sú zriadenie samostatného účtu pre podnikanie, jasná evidencia dokladov a pravidelné odovzdávanie podkladov účtovníkovi.

Ako mať účtovníctvo e-shopu pod kontrolou

Základom je nastaviť účtovníctvo tak, aby zvládalo rast. To, čo funguje pri desiatich objednávkach mesačne, už nemusí fungovať pri stovkách alebo tisícoch objednávok.

E-shop by mal mať vyriešené najmä tieto oblasti:

•       pravidelný export objednávok, faktúr a dobropisov,
•       prehľadné párovanie platieb z banky, platobnej brány a dobierok,
•       správne nastavenie DPH,
•       evidenciu skladu a skladových pohybov,
•       kontrolu pohľadávok a záväzkov,
•       priebežný prehľad o hospodárskom výsledku.

Samozrejme, v súčasnosti všetky tieto náležitosti uľahčuje digitalizácia a rôzne online služby pre podnikateľov. Práve v rámci nej má zmysel nastaviť digitálny tok dokladov a jasný systém, ktorý dokáže mimoriadne efektívne zosúladiť väčšinu podnikateľských aktivít.

TIP: Digitalizácia účtovníctva: Ako na ňu prejsť a aké má výhody?

Kedy je čas osloviť účtovnícku firmu

Mnoho majiteľov e-shopov sa snaží riešiť účtovníctvo svojpomocne čo najdlhšie. Na začiatku je to pochopiteľné – každé euro sa počíta a administratíva sa zdá zvládnuteľná. Problém nastáva vtedy, keď účtovníctvo začne brzdiť podnikanie.

Signálom, že je čas osloviť účtovnícku firmu, je napríklad situácia, keď nestíhate sledovať DPH a daňové termíny, pribúdajú vratky, dobropisy a nejasné platby, alebo ak rozširujete predaj do zahraničia. Samostatnou kapitolou je, ak účtovníctvo riešite nárazovo až na poslednú chvíľu s chaotickými výsledkami.

Účtovnícka firma by nemala byť len niekto, kto raz ročne spracuje podklady. Pri e-shope má byť partnerom, ktorý rozumie pravidelným transakciám, dokáže upozorniť na riziká a pomôže nastaviť systém tak, aby bol udržateľný.

Ako vám vieme pomôcť

V Necto pomáhame podnikateľom s vedením účtovníctva tak, aby sa mohli sústrediť na svoju prácu a nemuseli mať v hlave každý termín, výkaz či daňovú povinnosť.

Pri e-shopoch pomáhame našim klientom najmä s tým, aby bolo účtovníctvo nastavené systematicky. Pozrieme sa na to, aký typ e-shopu prevádzkujete, aké máte objemy objednávok, ako prijímate platby, aké doklady potrebujete pravidelne spracúvať. Zabezpečíme vedenie účtovníctva, spracovanie daní, daňových priznaní, komunikáciu s úradmi aj nastavenie praktických postupov pri dokladoch.

Ak chcete mať účtovníctvo pre internetový obchod pod kontrolou, pozrite si naše služby, alebo nás priamo kontaktujte. Radi vám pomôžeme nájsť riešenie, ktoré bude sedieť vášmu e-shopu aj spôsobu podnikania.