V každej firme denne vznikajú desiatky až stovky dokladov. V zápale práce sa ľahko odložia a skončia v škatuliach bez jasného poriadku. Pritom práve zodpovedná archivácia dokladov rozhoduje o tom, či pri kontrole alebo spore nájdete potrebný dokument za pár minút.

Archivácia účtovných dokladov je povinnosť upravená zákonom o účtovníctve. Každá účtovná jednotka musí dokázať, že účtovné záznamy uchováva, chráni a vie ich predložiť v podobe zrozumiteľnej pre účely kontroly či dokazovania. Zároveň platí, že dobrý archív šetrí čas.

Archivujte, archivujte, archivujte

Zákon o účtovníctve ukladá každej účtovnej jednotke povinnosť uchovávať a chrániť účtovnú dokumentáciu pred stratou, odcudzením či zničením. Týka sa to napríklad:

• účtovných dokladov
• účtovných kníh
• inventarizačných záznamov
• účtovných závierok
• prehľadov
• výkazov

Okrem splnenia zákonných podmienok viete kedykoľvek spätne preukázať, prečo a ako ste účtovali konkrétnu transakciu. Máte prehľad, všetko je rýchlejšie a efektívnejšie. Ak archiváciu dlhodobo zanedbávate, rizikom nie je len chaos, ale aj pokuty. Za porušenie povinností pri uchovávaní účtovnej dokumentácie môže daňový úrad uložiť sankciu až do výšky 100 000 €. Zanedbávanie archivácie vás tak môže vyjsť poriadne draho.

Ktoré dokumenty sa musia archivovať a ako dlho?

Povinnosť uchovávať účtovné záznamy sa týka všetkých účtovných jednotiek – teda firiem aj mnohých živnostníkov, ktorí vedú jednoduché či podvojné účtovníctvo. Zákon o účtovníctve presne definuje, čo sa považuje za účtovný záznam a aké sú lehoty na jeho uchovávanie. Do archívu patria najmä účtovné doklady (prijaté a vystavené faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy), účtovné knihy, inventarizačné záznamy, účtovné závierky a výročné správy. 

Od 1. januára 2018 sa všeobecná lehota uchovávania viacerých účtovných záznamov predĺžila z 5 na 10 rokov. To znamená, že účtovnú závierku za rok 2025 musíte mať dostupnú minimálne do konca roka 2035.

V tomto kontexte treba myslieť aj na to, že archivácia nekončí ani pri zániku podnikania alebo zmene účtovníka. V prípade, že ukončujete činnosť spoločnosti alebo živnosti, je potrebné určiť, kto bude dokumenty uchovávať po zániku. Pri zmene účtovníka musíte zabezpečiť plynulé odovzdanie účtovnej dokumentácie tak, aby nedošlo k jej strate alebo poškodeniu. Profesionálne účtovnícke služby obvykle pracujú s odovzdávacími protokolmi a zoznamami archivovaných spisov.

Papier vs. digitál: Čo platí pri elektronickej archivácii dokladov?

Tradične sa účtovné doklady uchovávali v papierovej forme. Normou boli šanóny, archívne škatule, miestnosti plné zakladačov. Dnes však zákon umožňuje viesť účtovníctvo a archivovať dokumenty aj v elektronickej forme, pokiaľ sú splnené podmienky na ich čitateľnosť, nespochybniteľnosť a ochranu pred zneužitím či zmenou. Pri elektronickej archivácii dokladov odporúčame mať určené, kde sa dokumenty ukladajú (server, cloud), kto má k nim prístup a ako často sa budú zálohovať dáta.

Pri rozhodovaní medzi papierom a digitálom je dôležité vyhodnotiť aj praktickú stránku. Papierový archív je fyzicky náročný na priestor, dlhodobo drahý a náchylný na poškodenie, no pre niektoré typy dokumentov (napríklad zmluvy so špecifickými náležitosťami) môže mať zmysel uchovávať originál. Elektronický archív zasa zjednodušuje zdieľanie dokladov s účtovníkom, audítorom či advokátom a výrazne zrýchľuje vyhľadávanie. Pri účtovníctve pre podnikateľov často kombinujeme oba prístupy.

Najväčšie výhody digitalizácie:

• rýchle vyhľadávanie dokladov podľa názvu, dátumu, partnera alebo sumy, takže sa nehrabete v škatuliach a šanónoch
• úspora fyzického priestoru a nákladov na skladovanie papierových archívov, ktoré môžu pri väčších firmách zaberať celé miestnosti
• jednoduché zdieľanie dokumentov s účtovníkom, audítorom či bankou bez nutnosti osobného odovzdávania dokladov
• lepšie zálohovanie a bezpečnosť dát vďaka pravidelným back-upom a riadeniu prístupových práv
• možnosť prepojiť digitálny archív s účtovným softvérom a automaticky párovať doklady s účtovnými zápismi

4 rady, ako správne archivovať v praxi

• Nastavte si jasné interné pravidlá

Definujte, kto je zodpovedný za odovzdávanie a ukladanie dokladov, v akej forme a dokedy. Môže ísť o jednoduchý interný predpis, napríklad faktúry dodávateľov idú do jedného priečinka, vystavené faktúry sa ukladajú z fakturačného systému automaticky, pokladničné doklady sa nahrávajú cez aplikáciu raz týždenne. Takto má váš účtovník aj firma v archivácii dokladov prehľad.

• Digitalizujte a majte poriadok

Využite skenery, mobilné aplikácie a účtovné softvéry, ktoré dokážu priamo prijať elektronické faktúry a bločky. Dôležité je, aby boli dokumenty uložené v štruktúrovanom systéme (priečinky podľa rokov, typov dokladov, zákaziek) a pravidelne zálohované. Partneri ponúkajúci účtovnícke služby vám vedia poradiť, aké nástroje použiť, ako ich prepojiť s bankou a ako nastaviť prístupy, aby sa citlivé údaje nedostali do nepovolaných rúk.

• Kontrolujte archív a myslite na budúcnosť

Raz za rok si urobte inventúru archívu. Pozrite sa, či máte uložené všetky účtovné závierky, inventarizačné záznamy, zmluvy a dôležité daňové doklady. Pri skartácii vychádzajte z lehôt podľa zákona a osobitných predpisov, aby ste neodstránili niečo, čo môže byť ešte potrebné. Pokiaľ plánujete zmenu účtovníka, formy podnikania alebo dokonca predaj firmy, dobre nastavená archivácia dokladov výrazne uľahčí celý proces a spraví z neho iba jednoduchú technickú záležitosť.

• Pripravte sa na kontrolu vopred

Nespoliehajte sa na to, že doklady začnete hľadať až vtedy, keď vám príde oznámenie o kontrole. Spolu s účtovníkom si pripravte jednoduchý checklist, aké typy dokumentov si viete vyfiltrovať na pár kliknutí a kde sa nachádzajú originály. Zamerajte sa aj na označenie šanónov alebo digitálnych priečinkov tak, aby ich vedel nájsť aj človek, ktorý s nimi bežne nepracuje. Keď máte archív pripravený vopred, kontrola býva kratšia, menej stresujúca a zanechá profesionálny dojem.

Podnikanie bez archivácie dokladov neriskujte

Poriadok v účtovnom archíve nie je samoúčelný. Chráni vás pred pokutami, zbytočným stresom a zdržaním pri kontrolách či sporoch. Keď viete, kde máte ktoré doklady, ako dlho ich musíte uchovávať a v akej forme, je aj účtovníctvo pre podnikateľov zrazu oveľa prehľadnejšie. V kombinácii s rozumnou digitalizáciou dokážete znížiť náklady na skladovanie, zrýchliť reakcie na požiadavky úradov a mať lepší prehľad o histórii svojich rozhodnutí.

Ak nechcete, aby sa archivácia stala vašou nočnou morou, spolupracujte s profesionálmi. V NECTO spájame moderné účtovnícke služby, know‑how v oblasti elektronickej archivácie a praktické skúsenosti s tým, čo od firiem očakáva finančná správa aj audítori. Či už chcete nastaviť nový systém, prejsť z papiera na digitál alebo len skontrolovať súčasný stav, radi vám pomôžeme. Kontaktujte nás a spolu dáme váš archív dokladov do formy, ktorá vydrží aj náročnejšie skúšky.