Na začiatku si mnoho majiteľov e-shopov rieši účtovníctvo svojpomocne. Objednávok je málo, faktúry sa dajú ustrážiť ručne a administratíva ešte nepôsobí ako vážny problém. Popri predaji, marketingu, balení zásielok a komunikácii so zákazníkmi je účtovníctvo len jednou z mnohých úloh.
S rastom e-shopu sa však situácia mení. Faktúry a platby pribúdajú, rastú dobierky, vratky, skladové pohyby aj daňové povinnosti. To, čo bolo na začiatku zvládnuteľné, začne postupne zaberať viac času, prinášať viac nejasností a zvyšovať riziko chýb.
Otázka preto neznie, či by si e-shop mal ustrážiť poriadok v účtovníctve. Potrebuje ho od prvého dňa. Dôležité je skôr rozoznať moment, kedy vedenie účtovníctva vo vlastnej réžii prestáva byť efektívne a začína brzdiť rast podnikania.
Prečo je účtovníctvo e-shopu náročnejšie, než sa zdá
E-shop na prvý pohľad vyzerá jednoducho. Z účtovného pohľadu však za každou objednávkou vzniká viacero pohybov, ktoré v bilancii musia sedieť. Pri internetovom predaji je bežné veľké množstvo menších transakcií. Namiesto niekoľkých väčších faktúr mesačne pracuje e-shop s desiatkami, stovkami alebo tisíckami objednávok. Každá z nich môže mať inú formu úhrady, stav spracovania, dopravu, zľavu alebo súvisejúcu vratku.
Komplikácie vznikajú najmä pri platobných bránach, dobierkach a online platbách. Peniaze nemusia prichádzať na účet okamžite a podľa objednávok. Platobná brána často posiela hromadné platby, dopravca posiela dobierky nárazovo a účtovníctvo musí rozlišovať a párovať, ktoré platby patria ku ktorým objednávkam.
Samostatnou témou sú reklamácie, vrátený tovar a storno objednávky. Ak sa tieto pohyby neevidujú dôsledne, nesedia tržby, sklad ani účtovné doklady. Pri väčšom objeme objednávok sa rozdiely nemusia prejaviť hneď, ale časom dokážu vytvoriť neprehľadný stav.
Náročnosť rastie aj pri predaji do zahraničia. E-shop musí riešiť iné sadzby DPH, režim OSS, predaj zákazníkom v EÚ alebo dodávky mimo EÚ. V takýchto situáciách už nestačí základný prehľad v objednávkach. Dôležité je správne daňové posúdenie a efektívne nastavenie procesov.
Signály, že nastal čas na externého účtovníka
Potreba zveriť účtovníctvo externej firme by nemala prísť na pretras až po vzniku prvých problémov. Ideálne je mať neustále a čo najskôr na zreteli vlastný potenciál rastu a pripravené opatrenia – čo robiť, ak sa objednávky zvýšia o 100 či 200 položiek mesačne? Bude to e-shop zvládať?
Najlepšie je osloviť odborníka vtedy, keď sa e-shop začína posúvať z malej prevádzky do sfér stabilnejšieho rastového podnikania.
Účtovníctvo vám zaberá príliš veľa času
Prvým signálom je čas. Ak podnikateľ trávi večery kontrolou faktúr, párovaním úhrad, hľadaním dokladov alebo riešením nejasných platieb, nejde už len o administratívu. Ide o čas, ktorý bude chýbať pri rozvoji e-shopu.
Majiteľ by mal riešiť predaj, marketing, sortiment, zákaznícku skúsenosť a rast firmy. Ak však veľkú časť energie odčerpáva účtovníctvo, podnikanie sa začne spomaľovať. Vedenie účtovníctva svojpomocne môže krátkodobo šetriť náklady, ale dlhodobo často stojí viac, než sa zdá.
Externý účtovník pomáha presunúť túto rutinnú a v mnohých ohľadoch aj odbornú agendu. Podnikateľ sa môže venovať tomu, čo prináša tržby, a účtovníctvo má na starosti človek, ktorý rozumie dokladom, termínom aj daňovým súvislostiam.
Strácate prehľad o financiách
Druhým signálom je slabý prehľad o číslach. E-shop môže mať rastúce tržby, no to automaticky neznamená zdravé podnikanie. Dôležité je vedieť, aké sú reálne náklady, marža, cash flow, záväzky, pohľadávky a ziskovosť.
Ak majiteľ vidí len sumu na účte a počet objednávok v administrácii, prehľad je neúplný. Peniaze môžu byť viazané v sklade, čakajúcich dobierkach, nevyrovnaných faktúrach alebo v marketingových nákladoch. Bez pravidelného účtovného pohľadu sa firma často riadi odhadom.
Externý účtovník vie pomôcť s tým, aby sa z účtovníctva nestala iba povinnosť pre štát. Dobre spracované účtovníctvo môže byť zdrojom informácií pre ďalšie rozhodovanie v budúcnosti. Ukáže, kde rastú náklady, kde vznikajú záväzky a či rast objednávok prináša aj reálny zisk.
Pribúdajú chyby a stres
Tretím signálom sú chyby. Zmeškaný termín, nesprávne vystavený doklad, nejasnosť v DPH, duplicitne zaevidovaná faktúra alebo chýbajúci dobropis nemusia byť zo začiatku veľký problém. Ak sa však opakujú, ukazujú, že systém prestáva stačiť.
Pri e-shope je rizikové najmä to, že chyby sa môžu rýchlo množiť. Ak nesedí párovanie platieb, prejaví sa to pri viacerých objednávkach. Ak sa nesprávne evidujú vratky, ovplyvní to tržby aj sklad. Ak sa nesledujú daňové povinnosti, problém sa môže objaviť až pri podaní priznania alebo kontrole.
Externý účtovník prináša do účtovníctva pravidelnosť. Doklady sa spracúvajú priebežne, termíny sa sledujú včas a nejasnosti sa riešia skôr, než prerastú do väčšieho problému.
Rozširujete podnikanie
Štvrtým signálom je rast. Ak e-shop pridáva nové trhy, rozširuje sortiment, prijíma zamestnancov alebo začína pracovať s externými spolupracovníkmi, účtovníctvo sa stáva náročnejším.
Predaj do zahraničia môže znamenať nové účtovnícke otázky. Zamestnanci prinášajú mzdovú agendu, odvody, pracovné zmluvy a ďalšie povinnosti. Externí spolupracovníci zase vyžadujú správne nastavené zmluvy, fakturáciu a daňové posúdenie nákladov. Menia a rozširujú sa aj povinnosti ohľadom DPH.
Čo vám externý účtovník prinesie
Najväčšou výhodou externého účtovníka je úspora času. Podnikateľ nemusí riešiť každý doklad, výkaz, termín alebo legislatívnu zmenu sám. Získa priestor sústrediť sa na obchod, zákazníkov a rozvoj e-shopu.
Nesporným benefitom je nižšie riziko chýb. Profesionálne vedenie účtovníctva pomáha udržať poriadok v dokladoch, platbách, záväzkoch, pohľadávkach aj daňových povinnostiach. Pri e-shope je to dôležité najmä preto, že objem transakcií rastie rýchlejšie než pri mnohých iných typoch podnikania.
Externý účtovník môže priniesť aj lepší prehľad o hospodárení. Ak sú údaje spracovávané pravidelne, firma vie lepšie sledovať vývoj tržieb, nákladov, zisku a cash flow. To je dôležité pri rozhodovaní o zásobách, marketingu, cenách alebo ďalšom rozširovaní sortimentu.
Ak e-shop rastie, oplatí sa riešiť účtovníctvo skôr, než začne brzdiť prevádzku. Externý účtovník môže pomôcť nastaviť systém, ktorý zvládne väčší objem objednávok, viac dokladov aj náročnejšie daňové situácie.
V Necto pomáhame firmám a podnikateľom s vedením účtovníctva tak, aby mali doklady, dane a povinnosti pod kontrolou. Pri e-shopoch je dôležité najmä priebežné spracovanie podkladov, správne nastavené účtovné procesy a prehľad v číslach, ktoré majiteľ potrebuje pri každodennom rozhodovaní.
FAQ
Kedy by mal e-shop osloviť externého účtovníka?
Ideálne skôr, než sa objavia vážne chyby. Signálom je rast počtu objednávok, viac platobných metód, dobierky, vratky, predaj do zahraničia, zamestnanci alebo situácia, keď účtovníctvo podnikateľovi zaberá príliš veľa času.
Je externý účtovník vhodný aj pre menší e-shop?
Áno, najmä ak chce mať podnikateľ poriadok v dokladoch a daňových povinnostiach od začiatku. Pri menšom e-shope nemusí ísť o rozsiahlu agendu, ale správne nastavenie procesov môže ušetriť veľa času pri budúcom raste.
Čo je pri účtovníctve e-shopu najrizikovejšie?
Najčastejšie problémy vznikajú pri párovaní platieb, dobierkach, vratkách, dobropisoch, sklade a DPH pri predaji do zahraničia. Riziko rastie najmä vtedy, keď sa účtovníctvo rieši spätne a bez pravidelnej kontroly.
