Faktúry sú zaúčtované, priznania odoslané a termíny dodržané. Účtovníctvo preto vyzerá byť v poriadku. Napriek tomu v ňom môže chýbať doklad, jedna faktúra sa zaúčtovala dvakrát alebo platba skončila pri nesprávnom zákazníkovi.

Takéto chyby vznikajú aj pri pravidelnom spracovaní účtovníctva. Doklad príde neskoro, v sume sa objaví preklep alebo zákazník uvedie nesprávny variabilný symbol. Pri väčšom počte položiek si rozdiel nikto hneď nevšimne.

Pravidelná kontrola účtovníctva odhalí nezrovnalosti skôr, než ovplyvnia daňové priznanie, účtovnú závierku alebo prehľad o hospodárení. Firma tak presne vie, ktoré faktúry ešte zákazníci nezaplatili, aké platby ju čakajú a koľko peňazí má k dispozícii.

Čo je interná kontrola účtovníctva?

Interná kontrola porovnáva účtovné záznamy s dokladmi a skutočným stavom vo firme. Ukáže, či v evidencii nič nechýba a či všetky položky skončili na správnom mieste.

Kontrola patrí k pravidelnému vedeniu účtovníctva. Nie je pritom nutné zakaždým otvárať celú agendu od začiatku roka. Účtovník vie faktúry, bankové pohyby, pokladňu aj neuhradené položky overiť už pri mesačnom spracovaní dokladov.

Nejde iba o opravu chybnej sumy alebo dátumu. Výsledky ukážu aj nedostatky v tom, ako firma prijíma, schvaľuje a odovzdáva doklady.

Faktúra napríklad príde e-mailom jednému zamestnancovi. Ďalší ju uloží do spoločného priečinka a tretí ju pošle účtovníkovi. Bez jasne určenej zodpovednosti sa doklad ľahko stratí alebo dostane do účtovníctva dvakrát.

Interná kontrola účtovníctva preveruje:

• či údaje v účtovníctve súhlasia s dokladmi a reálnym stavom,

• či má firma jasný systém na odovzdávanie, schvaľovanie a evidenciu dokladov.

Interná kontrola nie je to isté ako audit. Audit vykonáva audítor podľa stanovených pravidiel a pri niektorých firmách je povinný. Bežnú kontrolu si firma nastaví podľa množstva dokladov, svojho fungovania a oblastí, v ktorých vznikajú chyby. Jednu časť kontroly však predpisuje zákon: ku dňu účtovnej závierky musí každá firma porovnať účtovníctvo so skutočným stavom majetku a záväzkov – ide o inventarizáciu podľa zákona o účtovníctve. Priebežná interná kontrola ide nad jej rámec.

Vykonávať ju môže interný účtovník, poverený zamestnanec alebo externá účtovnícka firma. Podstatné je, aby sa nerobila iba formálne. Ak sa nájde rozdiel, treba zistiť, kde vznikol a či neovplyvnil aj ďalšie údaje.

Čo všetko sa pri kontrole účtovníctva preveruje?

Každá firma pracuje s iným množstvom a typom dokladov. Menšia kancelária má jednoduchšiu agendu než e-shop, reštaurácia alebo výrobný podnik. Základné oblasti však zostávajú rovnaké. Patria medzi ne faktúry, bankové účty, pokladňa, pohľadávky, záväzky a ďalšie evidencie.

Účtovné doklady a faktúry

Každá účtovná položka potrebuje konkrétny podklad. Najčastejšie ide o faktúru, pokladničný doklad, zmluvu alebo bankový výpis.

Účtovník najskôr overí, či doklad obsahuje všetky potrebné údaje. Následne prejde spôsob jeho zaúčtovania. 

Pri faktúrach ide najmä o:

• údaje dodávateľa a odberateľa,
• dátum vystavenia, dodania a splatnosti,
• fakturovanú sumu a menu,
• sadzbu a výšku DPH,
• predmet fakturácie,
• spôsob zaúčtovania,
• priradenie úhrady.

To, že faktúru vidíte v systéme, ešte neznamená, že je všetko správne. Náklad môže patriť do iného obdobia, suma sa mohla zadať s preklepom alebo sa ten istý doklad dostal k účtovníkovi dvakrát. Preto sa nekontroluje iba to, či faktúra v evidencii je, ale aj údaje a spôsob jej zaúčtovania.

Bankové účty a platby

Účtovník porovná údaje v evidencii s bankovým výpisom. 

Zostatok musí sedieť a každý pohyb potrebuje doklad alebo jasné vysvetlenie.

Rozdiel často spôsobí platba bez faktúry, chýbajúci bankový poplatok alebo úhrada priradená k nesprávnemu dokladu. 

Zvyčajne za tým stojí nesprávny alebo chýbajúci variabilný symbol. Peniaze prídu na účet, no systém ich nespojí s konkrétnou faktúrou. Firma potom eviduje dlh, ktorý zákazník už uhradil.

Osobitne treba riešiť aj súkromné nákupy zaplatené z firemného účtu. Účtovník potrebuje vedieť, komu peniaze odišli a čo firma platbou uhradila.

Pokladňa

Suma v účtovníctve musí zodpovedať hotovosti vo firemnej pokladni. Ak evidencia ukazuje 500 eur, rovnakú sumu treba nájsť aj medzi fyzickými peniazmi. Hotovosť v pokladni musí firma zo zákona inventarizovať ku dňu účtovnej závierky; priebežná kontrola je jej doplnkom.

Zamestnanec vezme peniaze z pokladne, no bloček stratí alebo ho odovzdá neskoro. Evidencia potom stále počíta so sumou, ktorú firma už minula.

Preverujú sa aj príjmové a výdavkové pokladničné doklady. Jednotlivé záznamy musia nadväzovať a zostatok by nemal klesnúť pod nulu. Záporný zostatok by totiž znamenal, že firma vydala viac hotovosti, než mala.

Pohľadávky a záväzky

Pohľadávky predstavujú sumy, ktoré firme dlhujú zákazníci. Záväzky tvoria platby, ktoré musí firma uhradiť dodávateľom alebo iným partnerom.

Účtovník preto prejde neuhradené položky a dátumy ich splatnosti. V evidencii niekedy zostane už zaplatená faktúra, ku ktorej systém nepriradil úhradu. Celková výška pohľadávok alebo záväzkov je potom nesprávna.

Pri starších faktúrach treba zistiť, prečo neboli uhradené. Bez aktuálnych údajov môžete počítať s peniazmi, ktoré tak skoro neprídu. Alebo poslať upomienku zákazníkovi, ktorý už dávno zaplatil.

Majetok, zásoby a ďalšie evidencie

V evidencii majetku má byť všetko, čo firma skutočne vlastní a používa. Pri každej položke musia sedieť údaje o obstarávacej cene, zaradení a odpisoch.

Starý notebook alebo vozidlo však niekedy zostane v zozname aj po predaji či vyradení. Inokedy v ňom chýba zariadenie, ktoré sa bežne používa.

Podobné rozdiely vznikajú pri zásobách. Stav v evidencii nemusí súhlasiť s množstvom tovaru v sklade. Príčinou býva nesprávne zapísaný príjem alebo výdaj, poškodenie, krádež či chyba pri inventúre.

Ďalšie kontrolované oblasti vychádzajú z typu podnikania. Kontrola zahŕňa napríklad cestovné náhrady, používanie firemných vozidiel, časové rozlíšenie nákladov a výnosov alebo evidenciu DPH.

Najčastejšie chyby, ktoré môže kontrola odhaliť

Chybu často spôsobí preklep, neskoro odovzdaný doklad alebo nesprávne priradená platba.

Najčastejšie ide o:

• chýbajúcu alebo dvakrát zaúčtovanú faktúru,
• nesprávnu sumu, menu alebo dátum,
• nesprávnu sadzbu DPH,
• náklad zaradený do iného obdobia,
• platbu priradenú k nesprávnej faktúre,
• neuhradenú pohľadávku bez ďalšieho riešenia,
• uhradený záväzok vedený ako nezaplatený,
• rozdiel v pokladni,
• neaktuálnu evidenciu majetku alebo zásob.

Chybná faktúra ovplyvní náklady, záväzky, DPH aj výsledok hospodárenia. Priebežná kontrola ju zachytí ešte počas daného obdobia. 

Prečo sa pravidelná interná kontrola firme oplatí?

Pri chybách v účtovníctve rozhoduje aj čas. Chýbajúci doklad sa po mesiaci dohľadáva ľahšie než tesne pred účtovnou závierkou. Zamestnanec si ešte pamätá, čo kupoval, a dodávateľ vám faktúru rýchlo pošle znova.

Presné firemné účtovníctvo vám ukáže, ako skutočne hospodárite. Vidíte stav účtov, platby čakajúce na úhradu aj sumy, ktoré vám dlhujú zákazníci.

Ak údaje nesedia, nemáte presný prehľad o svojich financiách. Vysoká suma pohľadávok môže na prvý pohľad vyzerať dobre. Časť faktúr je však už dávno po splatnosti a pri ďalších systém iba nepriradil prijatú platbu.

Práve z týchto čísel vychádzate pri plánovaní výdavkov, investícií alebo prijímaní zamestnancov. Ak nie sú presné, ľahko naplánujete výdavky, na ktoré v skutočnosti nemáte dosť peňazí.

Priebežná kontrola uľahčí aj prípravu daňového priznania, priznania k DPH a účtovnej závierky. Chýbajúce doklady doplníte a rozdiely vysvetlíte už počas roka. Pred termínom potom nemusíte narýchlo prechádzať celú evidenciu.

Kontrola odhalí aj slabé miesta v práci s dokladmi. Ak každý mesiac chýbajú podklady z rovnakého oddelenia, nejde o náhodu. Stačí upraviť spôsob ich odovzdávania a určiť, kto za ne zodpovedá.

Ako často kontrolovať účtovníctvo?

S kontrolou nečakajte až na koniec účtovného obdobia. Vtedy už riešite závierku, dane a ďalšie termíny. Hľadanie starých bločkov či vysvetľovanie nejasných platieb celý proces iba zdrží.

Frekvencia kontroly závisí najmä od:

• množstva faktúr a bankových pohybov,
• počtu zamestnancov a prevádzok,
• práce s hotovosťou,
• počtu obchodných partnerov,
• množstva majetku a zásob,
• registrácie na DPH,
• spôsobu odovzdávania dokladov,
• problémov z predchádzajúcich období.

Ak máte iba niekoľko dokladov mesačne, rozsiahlu kontrolu nepotrebujete každý týždeň. Bankové účty, pokladňu, pohľadávky a záväzky však prejdite pri mesačnom spracovaní účtovníctva.

Pri väčšom počte platieb, viacerých pokladniach alebo rozsiahlom sklade treba rizikové oblasti sledovať častejšie. 

Kedy osloviť externého odborníka?

Externý účtovník sa na vaše účtovníctvo pozrie s odstupom. Odhalí nielen chyby v dokladoch, ale aj postupy, ktoré po rozšírení podnikania už nestačia.

Externú kontrolu využijete najmä:

• pri zmene účtovníka alebo účtovníckej firmy,
• po rýchlom raste podnikania alebo zvýšení počtu dokladov,
• pri otvorení ďalšej prevádzky alebo spustení e-shopu,
• pri opakovaných nezrovnalostiach,
• keď vám chýbajú pravidelné finančné prehľady,
• pred žiadosťou o financovanie,
• pred vstupom investora alebo predajom firmy.

Pri zmene účtovníka treba skontrolovať, či nový spracovateľ dostal všetky podklady a či jednotlivé zostatky sedia. Neprevezme tak chyby z predchádzajúceho obdobia.

Ak potrebujete spoľahlivé účtovníctvo v Bratislave, v Necto vám zabezpečíme vedenie aj priebežné spracovanie účtovnej agendy. Kontrolujeme úplnosť dokladov a vedieme evidenciu faktúr, pohľadávok, záväzkov, majetku, pokladne aj bankových účtov.

Pri priebežnej kontrole zachytíme a opravíme menšie chyby hneď. V dokladoch tak máte poriadok počas celého roka a pred závierkou nemusíte zdĺhavo hľadať príčinu nesprávnych čísel.

FAQ

Aký je rozdiel medzi kontrolou účtovníctva a auditom?

Kontrola účtovníctva hľadá chyby v dokladoch a evidencii. Audit má presné zákonné pravidlá a vykonáva ho audítor.

Čo robiť, ak kontrola odhalí chybu?

Účtovník najskôr zistí, čo chyba ovplyvnila. Potom opraví účtovníctvo a overí, či treba upraviť aj daňové priznanie.

Dá sa účtovníctvo skontrolovať aj spätne?

Áno, skontrolovať sa dajú aj staršie obdobia. Potrebné však budú faktúry, bankové výpisy a ďalšie doklady za dané obdobie. Účtovné doklady sa zo zákona uchovávajú 10 rokov, takže by mali byť k dispozícii.